分清书名、版本、卷册和扫描页码，按字段与示例填写可复查的编目记录。
一份记录只解决一个层级
书名用于识别著作，版本说明手中的具体刊刻或抄写形态，卷册反映内部组织，数字文件则是此次保存的载体。相同书名可能有不同版本，同一版本也可能拆成多个文件。编目时先区分这些层级，再决定是否属于重复资料。
建议保留的十项字段
题名：按来源或书内题名记录，通行名称另作检索词。
责任者：作者、编者、辑者分别写，不把上传者当作著者。
年代：分开记录内容形成时期与版本年代。
版本：刻本、抄本及可确认的刊刻信息。
卷册：卷次、册次与当前文件覆盖的范围。
谱式：已能确认的记谱类型；尚不能判断时保留待核。
来源：馆藏或公开资料页的具体地址与查阅日期。
位置：原书卷叶与扫描页码同时记录。
范围：全册、节选、目录或残页，按实际材料说明。
整理状态：已编目、待核字、已校对等工作进度。
怎样记录异名与繁简
显示题名可以保留来源写法，同时记录便于检索的通行名称。繁简转换适合辅助搜索，不应无说明地覆盖原页文字。若一个字既可能是异体也可能是误读，先保留原貌和位置，交由复核人判断。
例如，检索“白石道人歌曲”能够帮助找到资料，但不能据搜索结果把所有相关书名改成完全相同的一条。不同目录中的卷数、版本与附录范围，仍需逐项对照。
去重不只看书名
完全相同的文件可以依据文件校验值避免重复保存。书名相同而文件不同，则应继续比较版本、页数、来源和覆盖范围。一份全册与其中的节选可能相关，但不是简单删除其中一份就能处理的关系。
建议先给候选重复项做标记，说明判断依据，再由资料负责人合并。保留引用关系与旧编号，避免文章原来指向的卷页在合并后失去对应。
交付样例的写法
题名：按原资料页；责任者：按原资料页；版本：原资料页所列，不作推算；文件范围：本次能够打开的内容；位置：扫描第几页及书内可辨标记；疑点：逐项列出；核对依据：具体页面或图像。
这是一份字段示例，不是对未知谱本的真实著录。填写时删去提示文字，换成能够复查的信息；没有找到的项目保留“未见记载”，不要为了表格整齐而补猜。
入库前的复核
检查题名与文件是否对应，文件范围是否说清，来源是否能定位，版本年代是否与作者年代混淆，是否误把未整理的内容标成已校对。完成后保存整理者、复核者与日期，让下一位参与者能接续处理。
平台编辑整理：古谱编目工作指引与字段模板。